À l'issue de l'atelier, le participant sera capable de :

• identifier les prérequis nécessaires à la mise en place de la facturation électronique dans Pennylane ;
• vérifier et préparer les informations de son entreprise ;
• contrôler les données clients et fournisseurs nécessaires ;
• comprendre le rôle de Pennylane en tant que plateforme agréée ;
• identifier les étapes permettant de désigner Pennylane comme PA ;
• comprendre le processus d'inscription dans l'annuaire ;
• identifier le rôle du représentant légal et les conditions de validation ;
• comprendre comment les factures électroniques fournisseurs seront réceptionnées dans Pennylane ;
• préparer l'émission des factures électroniques avec Pennylane Devis & Factures ;
• comprendre les formats et informations nécessaires à la conformité des factures ;
• identifier les changements dans les processus de facturation et de traitement ;
• établir une check-list des actions restant à réaliser.

Cet atelier s'adresse notamment aux :

• dirigeants ;
• responsables administratifs et financiers ;
• responsables comptables ;
• comptables ;
• responsables facturation ;
• assistants administratifs ;
• gestionnaires ;
• utilisateurs de Pennylane Devis & Factures ;
• professionnels participant aux processus de facturation et de comptabilité.

• Utiliser Pennylane ou disposer d'un environnement Pennylane permettant de suivre les démonstrations.
• Connaître les fonctions courantes de facturation de son entreprise.
• Être à l'aise avec l'utilisation d'un ordinateur et d'un navigateur Internet.
• Disposer d'un ordinateur et d'une connexion Internet pour participer à la classe virtuelle.

Pour réaliser certaines manipulations directement pendant l'atelier, le participant devra disposer des droits nécessaires dans Pennylane.

La désignation effective de Pennylane comme PA nécessite notamment l'intervention du représentant légal ou d'une personne habilitée ainsi que les éléments requis pour la vérification d'identité.

L'inscription à l'atelier s'effectue directement en ligne, dans la limite des places disponibles.

L'admission est conditionnée au respect des prérequis, à la disponibilité d'une place dans la session sélectionnée et au règlement du montant de la formation lors de l'inscription.

L'inscription est définitive après validation du paiement, conformément aux conditions générales de vente applicables.

Un questionnaire de positionnement est transmis avant la formation afin d'identifier le niveau initial des participants et de permettre l'évaluation de leur progression.

Les informations pratiques, modalités de connexion et éventuelles consignes relatives à l'environnement Pennylane sont communiquées avant la session.

Cette formation est organisée à distance, en classe virtuelle synchrone, afin de permettre une participation en temps réel avec le formateur.

Les besoins spécifiques liés à une situation de handicap peuvent être signalés lors de l'inscription. Ils sont étudiés en amont afin d'identifier les adaptations pédagogiques, techniques ou organisationnelles pouvant être mises en place.

Selon les besoins, les supports, le rythme, les modalités d'échange ou les conditions de participation peuvent être adaptés lorsque cela est possible.

Pour toute demande particulière, le participant est invité à contacter notre référent handicap afin d'étudier les solutions adaptées à sa situation.

Atelier pratique en classe virtuelle – 2 heures

Tarif : 310 € HT par participant
Groupe : 4 à 8 participants

Présentation de l'atelier

La facturation électronique entre dans sa phase opérationnelle. Pour les entreprises utilisant Pennylane, l'enjeu est désormais de savoir préparer son environnement, désigner sa plateforme agréée et comprendre concrètement comment les factures seront émises, reçues et traitées dans Pennylane.

Cet atelier pratique accompagne les participants dans les principales étapes de mise en place de la facturation électronique avec Pennylane Devis & Factures et la PA Pennylane.

À partir de démonstrations et de manipulations guidées, les participants apprennent à vérifier les prérequis, préparer les données de leurs tiers, comprendre le processus de désignation de Pennylane comme plateforme agréée et visualiser les futurs circuits d'émission et de réception des factures.

L'objectif n'est pas de reprendre l'ensemble de la réglementation, mais de répondre à une question concrète :

« Mon entreprise utilise Pennylane : que dois-je faire maintenant pour être prête ? »

Programme

1 – Situer Pennylane dans le nouveau circuit de facturation électronique

Rappel opérationnel des principes nécessaires à la mise en pratique :

• réception obligatoire des factures électroniques ;
• émission selon le calendrier applicable à l'entreprise ;
• rôle de la plateforme agréée ;
• rôle de l'annuaire ;
• e-invoicing et e-reporting ;
• place de Pennylane dans les nouveaux échanges.

Pennylane est une plateforme agréée et permet d'émettre et de recevoir des factures électroniques dans le cadre du dispositif.

Cette séquence reste volontairement courte : l'atelier est consacré à la mise en œuvre dans Pennylane et non à l'étude générale de la réforme.

2 – Vérifier et préparer son environnement Pennylane

Avant d'activer les nouveaux flux, les participants apprennent à vérifier les informations nécessaires.

Vérifier son entreprise

• identification de l'entreprise ;
• SIREN et SIRET ;
• établissements concernés ;
• informations administratives ;
• représentant légal ;
• accès et droits nécessaires ;
• activation de l'authentification à deux facteurs.

La procédure actuelle de désignation requiert notamment que le représentant légal dispose de la 2FA et réalise une vérification d'identité.

Préparer ses tiers

Les participants apprennent à identifier les informations clients et fournisseurs incomplètes ou incorrectes et à utiliser les contrôles disponibles dans Pennylane.

Selon les besoins :

• identifier les tiers à compléter ;
• corriger une fiche ;
• effectuer des corrections en masse ;
• exporter les tiers à contrôler ;
• compléter les données ;
• réimporter les informations corrigées.

Pennylane propose désormais des alertes de conformité ainsi qu'un processus de correction individuelle ou en masse des données tiers.

3 – Désigner Pennylane comme plateforme agréée

Cette séquence présente concrètement le parcours de désignation.

Accéder au parcours

Depuis Pennylane :

Facturation électronique → Enregistrer Pennylane comme PA

ou depuis les paramètres relatifs à la transmission des factures.

Réaliser les différentes étapes

Les participants découvrent :

• activation ou contrôle de la 2FA ;
• identification de l'entreprise ;
• contrôle du SIREN/SIRET ;
• gestion du cas d'une entreprise disposant de plusieurs établissements ;
• sélection des SIRET concernés ;
• identification du représentant légal ;
• vérification de son identité ;
• signature de l'accord de désignation ;
• validation de l'inscription.

Une fois la procédure validée, Pennylane est enregistrée comme PA de réception dans l'annuaire pour les établissements concernés.

Vérifier son inscription

Les participants apprennent également à identifier :

• le statut de l'inscription ;
• les adresses électroniques associées ;
• les établissements concernés ;
• la date d'effet ;
• le document signé.

Important : les manipulations nécessitant la qualité de représentant légal, une vérification d'identité ou une signature électronique sont présentées et expliquées pendant l'atelier ; elles ne peuvent être réalisées à la place du participant lorsque les conditions requises ne sont pas réunies.

4 – Recevoir ses factures électroniques dans Pennylane

Une fois Pennylane désignée comme PA, les participants visualisent le futur circuit fournisseur :

Fournisseur → PA → Pennylane → Facture fournisseur → traitement

Les participants découvrent :

• comment une facture électronique arrive dans Pennylane ;
• où retrouver les factures fournisseurs reçues ;
• comment identifier leur origine ;
• comment les contrôler ;
• comment les intégrer dans le processus habituel de traitement ;
• les conséquences sur les anciennes habitudes de réception par e-mail ou dépôt manuel.

L'objectif est de comprendre que la réforme ne consiste pas seulement à changer le format d'un document : elle modifie également le circuit de réception de la facture.

5 – Préparer l'émission avec Pennylane Devis & Factures

Les participants travaillent ensuite sur le processus client.

Préparer les fiches clients

Vérifier notamment les informations nécessaires à la facturation électronique :

• identité du client ;
• SIREN ;
• adresse ;
• adresse de livraison lorsque nécessaire ;
• nature des opérations ;
• informations relatives à la TVA ;
• autres données nécessaires selon la situation.

La réforme ajoute notamment de nouvelles données obligatoires aux factures et rend la qualité des fiches tiers particulièrement importante.

Comprendre le format des factures

Les factures créées dans Pennylane sont générées en Factur-X, l'un des formats admis pour la facturation électronique.

Les participants comprennent :

• ce qu'est Factur-X ;
• la différence avec un simple PDF ;
• pourquoi les données structurées sont nécessaires ;
• comment Pennylane prend en charge cette dimension technique.

Visualiser le futur circuit client

Pennylane Devis & Factures → PA Pennylane → PA du client → client

L'objectif est de permettre au participant de comprendre ce qui sera automatisé par Pennylane et ce qui restera sous sa responsabilité.

6 – Adapter ses habitudes de travail

La mise en place de la facturation électronique nécessite également de revoir certains processus internes.

Les participants identifient :

• qui crée les factures ;
• qui contrôle les informations clients ;
• qui traite les factures fournisseurs ;
• qui suit les éventuelles anomalies ;
• comment seront gérés les nouveaux flux ;
• quelles anciennes pratiques devront évoluer ;
• quels contrôles doivent être maintenus.

Une attention particulière est portée à la distinction entre :

automatisation du flux et responsabilité de contrôle de l'entreprise.

Challenge pratique – Mon environnement Pennylane est-il prêt ?

À partir d'une check-list, chaque participant évalue son niveau de préparation :

Entreprise

• SIREN/SIRET vérifiés ;
• établissements identifiés ;
• représentant légal identifié ;
• 2FA activée ;
• droits et accès vérifiés.

Plateforme agréée

• PA choisie ;
• Pennylane désignée ou démarche planifiée ;
• inscription dans l'annuaire vérifiée ;
• établissements concernés identifiés.

Données

• fiches clients contrôlées ;
• fiches fournisseurs contrôlées ;
• informations manquantes identifiées ;
• corrections nécessaires planifiées.

Factures clients

• Pennylane Devis & Factures paramétré ;
• informations obligatoires vérifiées ;
• processus d'émission compris.

Factures fournisseurs

• circuit de réception identifié ;
• personnes responsables définies ;
• processus de contrôle et de traitement compris.

Chaque participant repart avec la liste des actions restant à réaliser dans son environnement Pennylane.

L'atelier repose sur une pédagogie pratique, démonstrative et directement orientée vers l'utilisation de Pennylane.

Il alterne :

• rappels réglementaires ciblés ;
• démonstrations dans Pennylane ;
• manipulations guidées lorsque les conditions le permettent ;
• visualisation des circuits ;
• analyse des paramétrages ;
• contrôle des données ;
• questions/réponses ;
• check-list de préparation.

Les apports réglementaires sont volontairement limités aux éléments nécessaires à la compréhension des manipulations.

L'objectif est de faire dans Pennylane, et non de suivre un cours théorique sur la facturation électronique.

Modalités d'organisation

Durée : 2 heures
Format : classe virtuelle en direct
4 à 8 participants
Tarif : 310 € HT par participant

Inscription en ligne dans la limite des places disponibles.

Paiement direct lors de l'inscription.

Cette formation est proposée en paiement direct et n'est pas proposée dans le cadre du CPF.

Sont notamment mobilisés :

• environnement Pennylane ;
• Pennylane Devis & Factures ;
• fonctionnalités liées à la facturation électronique ;
• démonstrations du parcours de désignation de la PA ;
• exemples de fiches clients et fournisseurs ;
• exemples de factures ;
• schémas des flux ;
• check-list de préparation ;
• support pédagogique actualisé ;
• ordinateur individuel ;
• connexion Internet ;
• classe virtuelle en direct.

Les interfaces et fonctionnalités Pennylane pouvant évoluer, les démonstrations sont réalisées à partir de la version disponible au moment de la formation.

Sont notamment mobilisés :

• environnement Pennylane ;
• Pennylane Devis & Factures ;
• fonctionnalités liées à la facturation électronique ;
• démonstrations du parcours de désignation de la PA ;
• exemples de fiches clients et fournisseurs ;
• exemples de factures ;
• schémas des flux ;
• check-list de préparation ;
• support pédagogique actualisé ;
• ordinateur individuel ;
• connexion Internet ;
• classe virtuelle en direct.

Les interfaces et fonctionnalités Pennylane pouvant évoluer, les démonstrations sont réalisées à partir de la version disponible au moment de la formation.

Modalités d'évaluation

Avant la formation

Un questionnaire de positionnement permet notamment d'évaluer la capacité du participant à :

• comprendre le rôle d'une PA ;
• identifier les données nécessaires ;
• utiliser Pennylane Devis & Factures ;
• identifier le circuit actuel de ses factures ;
• évaluer le niveau de préparation de son environnement.

Pendant la formation

Les compétences sont évaluées à partir des manipulations, questions et situations proposées.

Le formateur observe notamment la capacité à :

• identifier les prérequis ;
• vérifier les données ;
• comprendre le parcours de désignation ;
• identifier les nouveaux flux ;
• repérer les actions restant à réaliser.

En fin de formation

Le participant complète la check-list « Mon environnement Pennylane est-il prêt ? » et identifie les actions prioritaires à réaliser.

Les compétences sont évaluées avant et après l'atelier afin de mesurer la progression.

Les documents relatifs à la formation sont mis à disposition dans l'extranet de chaque participant : certificat de réalisation, attestation de fin de stage, émargements.

• Préparer son environnement Pennylane Identifier et vérifier les informations, accès et prérequis nécessaires à la mise en place de la facturation électronique.
• Contrôler les données clients et fournisseurs Identifier les informations manquantes ou incorrectes et mettre en œuvre les corrections nécessaires dans Pennylane.
• Comprendre et réaliser le parcours de désignation de la PA Identifier les étapes permettant de désigner Pennylane comme plateforme agréée et de vérifier son inscription.
• Comprendre le circuit de réception des factures électroniques Identifier comment les factures fournisseurs seront acheminées, réceptionnées et traitées dans Pennylane.
• Préparer l’émission des factures électroniques Configurer et contrôler les informations nécessaires à l'émission depuis Pennylane Devis & Factures.
• Identifier les évolutions des processus de facturation Repérer les changements nécessaires dans les pratiques d'émission, de réception, de contrôle et de traitement des factures.
• Évaluer le niveau de préparation de son environnement Identifier et hiérarchiser les actions restant à réaliser avant le passage opérationnel à la facturation électronique.

L'atelier est animé par un professionnel disposant d'une expérience opérationnelle en comptabilité, gestion, facturation et utilisation de Pennylane, associée à une connaissance actualisée de la réforme de la facturation électronique.

Le formateur maîtrise les processus de facturation et accompagne les utilisateurs dans la mise en œuvre concrète de leurs outils de gestion.

La pédagogie repose sur les démonstrations, manipulations, situations concrètes et résolution de problématiques opérationnelles.

Une veille régulière est assurée sur les évolutions de Pennylane et sur les évolutions réglementaires et opérationnelles de la facturation électronique.